Strategi, analys och glimten i ögat

Arkivet består av många olika delar som är beroende av varandra. Därför behöver organisationer fastställa en rad förutsättningar för och mål med sin dokument- och arkivhantering. Eftersom information och dokument är starkt sammankopplade med verksamhetens processer berör det här med arkiv i stort sett alla inom en organisation.

Bra arkivkonsult står för eftertänksamhet, analys, regelefterlevnad men med lekfullhet och glimten i ögat. Vi sätter alltid kundens behov och möjligheter i fokus. Bra arkivkonsult gör nytta vid både uppbyggnad och avveckling av organisationer och system.

Vad kan Bra arkivkonsult leverera?

Dokumentstyrning och ärendehantering

Vi kan skapa en väl fungerande dokumenthantering som bygger på en strategisk planering av hur informationen ska struktureras och hanteras. Vi erbjuder rutinutveckling, dokumenthanteringsplaner, hanteringsanvisningar och förstudier/kravspecifikationer vid införande av dokumenthanteringssystem.

Vi har stor erfarenhet av implementeringar av nya ärendehanteringssystem. Vi kan hjälpa till med att ta fram förfrågningsunderlag och inventera system på marknaden. Vi kan även ta fram beslutsunderlag, till exempel kravspecifikationer, konsekvensanalyser och måldokument till ledningen. Vi erbjuder processkartläggningar och förstudier inför övergången till digital ärendehantering liksom medverkan vid utformning och införande av ärendehanteringssystem. Vi är systemoberoende och har erfarenhet av de flesta stora systemen.

Informationsvärdering och e-arkiv

Vi vet hur man fastställer regler för när information får förstöras/gallras och att regelbunden gallring frigör lagringsutrymme och minskar kostnader för till exempel arkivlokaler, servrar och backuper. Genom att gallra det som inte behöver vara kvar blir enklare att hantera och vårda det som ska bevaras. Det gäller såväl papper som digital information.

Införandet av ett e-arkiv innebär ofta ett förändrat arbetssätt och ställer höga krav på organisationens dokumentstyrning och ärendehantering. Vi på Bra arkivkonsult har lång erfarenhet av att arbeta med dessa frågor och kan delta i projekt rörande e-arkiv på alla nivåer utom det rent tekniska. Vår utgångspunkt är att det behövs en sammanhållande länk i gränslandet mellan organisationens verksamhetssystem och e-arkivet.

Arkivredovisning och förvaring

Vi har stor erfarenhet av att upprätta arkivredovisningar både hos myndigheter och hos andra organisationer. Sedan 2003 arbetar vi företrädesvis med processbaserad arkivredovisning och har varit med om ett stort antal övergångar från allmänna arkivschemat.

När det gäller förvaring kan vi värdera tänkbara lokaler och ta fram kostnadsförslag och effektiva lösningar. I arbetet med ny lokal glöms ofta den framtida tillväxten bort. Utifrån vår mångåriga erfarenhet kan vi beräkna hur stort ert framtida förvaringsbehov kommer att bli. Vi kan även tolka regelverket inom området så att er arkivlokal uppfyller givna standarder. Vi kan också medverka vid upphandling av externa förvaringslösningar.