Solvens 2 – är allt pÃ¥ plats?

Bra datakvalitet kräver även strategier och styrdokument

De nya solvensreglerna ställer höga krav på styrdokument, spårbarhet och datakvalitet. Det finns även annan lagstiftning som reglerar hur information ska sparas och får användas i verksamheten. Informationshanteringen på försäkringsbolag är komplex och behöver belysas från flera håll.

Styrdokument

Eftersom informationshantering är något som berör alla i en organisation behövs en övergripande policy för att fastställa dess förutsättningar och mål. 

Styrdokumenten måste beakta både vilka krav som ställs i lagstiftning och från tillsynsmyndigheter och verksamhetens egna mål och förutsättningar.

Dokumentstyrning och informationsvärdering

Under hela informationens livscykel behövs regelverk för att säkerställa att den hanteras, är spårbar genom relevanta metadata och tillgänglig för den som är behörig. All information kan inte bevaras för alltid, men det krävs ett tydligt regelverk för vad som får förstöras och vid vilken tidpunkt. Ett regelverk för bevarande och gallring måste ta hänsyn till såväl legala krav, bland annat personuppgiftslagen,  som verksamhetens behov av information på kortare och längre sikt.

Förvaring och arkivredovisning

Arkiverad information måste vara möjlig att hitta för att kunna användas igen därför behövs olika typer av sökregister och även en säker förvaring för det arkiverade materialet.

E-arkiv – Bevara digitalt

Att bevara digital information kräver planering och löpande kontroll för att säkerställa att den är spårbar och användbar. Vår utgångspunkt är att arkivperspektivet är centralt och att det behövs en sammanhållande länk i gränslandet mellan de aktiva verksamhetssystemen och e-arkivet.

Vad kan Bra arkivkonsult göra för er?

Vi vet att ni står inför ett omfattande arbete där många olika områden måste belysas och där man måste göra välgrundade prioriteringar och planera så att slutresultatet bidrar till kontinuitet i organisationen. Vi kan bistå er i arbetet med att:

• ta fram övergripande styrdokument för informationshanteringen, exempelvis policys, riktlinjer och metadataplaner.
• utreda och besluta hur länge information mÃ¥ste sparas utifrÃ¥n legala krav och verksamhetens behov av information.
• hitta bra förvaringslösningar och skapa ordning och struktur i arkivet.
• avställa och lÃ¥ngtidslagra digitalt lagrad information.
• kravställa och införa ett systemstöd för dokumenthantering.