2008-2010 Naturvårdsverket:Processorienterad informationsredovisning och implementering av nytt systemstöd

Under 2008-2009 kravställde och upphandlade Naturvårdsverket ett nytt ärende- och dokumenthanteringssystem. I samband med detta beslutade även myndigheten sig för att ta fram en verksövergripande klassificeringsstruktur och registreringsplan. Tillsammans med myndighetens projektgrupp pågick detta arbete parallellt med införandet av nya systemet. 

Utmaning

På Naturvårdsverket arbetar ca 550 personer. Varje avdelning hade sina dokumenthanteringsplaner samt rutiner för ärendehandläggning fram tills arkivering av ärendet. Myndigheten skulle frångå diarie/dossiéplanen och börja arbeta processorienterat i det nya systemet varav framtagning av en klassificeringsstruktur som var väl förankrad av alla medarbetare var av vikt. Fortsatt skulle samtliga handläggare börja ärendehandlägga och diarieföra i det nya systemet varför en verksövergripande dokumenthanteringsplan, lathundar och rutinbeskrivningar skulle tas fram.

Lösning

Införandet av systemet drevs i olika projekt. Ett projekt ansvarade för att ta fram processorienterad arkivredovisning så att den var förankrad och fastställd innan projektet för systeminförande påbörjade sista fasen – införandet av systemet. Bra arkivkonsult var som projektdeltagare ansvarig för aktiviteten att säkerställa att det fanns en komplett och kvalitetssäkrad informationsstruktur vid införandet, sista fasen i projektet. Detta innebar att gemensamma metadatalistor utöver klassificeringsstrukturen arbetades fram så att registrering av ärenden i systemet underlättades.

Resultat

Uppdraget resulterade i att myndigheten nu har övergått till digital dokument- och ärendehantering där samtliga handläggare arbetar i ett och samma system på likartat sätt samt att myndigheten nu uppfyller Riksarkivets krav, RA-FS 2008:4, på processorienterad arkivredovisning.  Fortsatt genomförde myndigheten en större omorganisation med tydlig koppling till det processorienterade arbetssättet.

Om Naturvårdsverket

Naturvårdsverket är en svensk statlig förvaltningsmyndighet på miljöområdet och ska vara pådrivande och samlande i miljöarbetet. Myndigheten har även uppgiften att samordna, följa upp och utvärdera arbetet med Sveriges miljömål där många myndigheter samverkar. Naturvårdsverket har cirka 530 medarbetare fördelade på kontor i Stockholm, Östersund och Kiruna.