2010 Rättsmedicinalverket: Strategi för bevarande av elektroniska handlingar

Rättsmedicinalverket önskade konsultstöd i arbetet med att ta fram en strategi för bevarande av elektroniska handlingar och upprätta systemdokumentation i enlighet med kraven i Riksarkivets föreskrifter RA-FS 2009:1.

Utmaning

Alltsedan Rättsmedicinalverket bildades år 1991 har myndigheten använt ärendehanteringssystem. Ursprungligen stödde de enbart registrering av ärendeuppgifter, men i takt med teknikutvecklingen har såväl elektronisk dokumenthantering som elektroniskt informationsutbyte med andra myndigheter införts. Myndigheten hade redan börjat planera ett e-arkiv, men såväl en samlad strategi för bevarande som gallringsbeslut för elektroniska handlingar saknades. I anslutning till arbetet med att ta fram en strategi för bevarande var det därför nödvändigt att göra en övergripande informationsvärdering för att kunna avgöra vad som ska bevaras respektive vad som är gallringsbart.

Lösning

Efter intervjuer med verksamhetsrepresentanter och systemleverantören upprättade Bra arkivkonsult en översikt för varje verksamhetssystem. Förutom uppgifter om systemens informationsinnehåll och funktion innehöll översikter även uppgifter enligt kraven i RA-FS 2009:1, bland annat om tidpunkt för överföring till e-arkivet och vilka lagringsformat som ska användas vid bevarande. För att säkerställa att all systemdokumentation fanns samlad kompletterades översikterna med dokument från systemleverantören, bland annat användarhandledningar och kodplaner.

Resultat

Uppdraget resulterade i såväl en övergripande strategi för bevarande för Rättsmedicinalverkets elektroniska handlingar som mer detaljerade strategier för respektive verksamhetssystem. Detta utgör grunden för myndighetens fortsatta arbete med att utveckla e-arkivet och kommande bevarandeutredningar för elektroniska handlingar.

Om Rättsmedicinalverket

Rättsmedicinalverket bildades 1991 som central förvaltningsmyndighet för rättspsykiatrisk undersökningsverksamhet, rättsmedicin, rättskemi och rättsgenetik. Idag finns det totalt nio avdelningar inom myndigheten. För samordning, ledning, planering och uppföljning av verksamheten finns ett gemensamt ledningskansli i Stockholm.