2011 Danderyds kommun

Danderyds kommun önskade stöd i arbetet med att kartlägga förvaltningarnas behov av leveranser till kommunarkivet. Kommunen ville även få förslag på hur ett begränsat förvaringsutrymme för arkivhandlingar ska användas på bästa sätt.

Utmaning

Det nuvarande kommunarkivet färdigställdes i mitten av 00-talet. Eftersom några kontinuerliga leveranser inte gjorts de senaste åren, fanns ett behov av att kartlägga hur mycket handlingar förvaltningarna ville avställa till kommunarkivet. Det fanns även ett behov av att undersöka om förvaringsutrymmet skulle räcka till.

Lösning

Uppdraget inleddes med en inventering i kommunarkivet. Denna resulterade i en inventeringslista med uppgifter om bland annat vilka arkiv som förvarades där och hur mycket förvaringsutrymme som kunde frigöras genom gallring. Därefter gjordes genomgångar med respektive förvaltning i syfte att kartlägga hur många hyllmeter handlingar de ville leverera, antingen direkt eller på längre sikt. Under arbetets gång kunde vi konstatera att det skulle krävas en omfattande omsortering i kommunarkivet innan några leveranser från förvaltningarna kunde ske. Detta ändrade förutsättningarna för uppdraget.

Resultat

I stället för leveranser till kommunarkivet, resulterade uppdraget i en rapport med en nulägesbeskrivning och en rad åtgärdsförslag för att kunna använda det begränsade förvaringsutrymmet på bästa sätt. Fokus var både förvaltningarnas leveransbehov och allmänhetens rätt att ta del kommunens handlingar. Rapporten innehöll bland annat förslag på åtgärder som kunde vidtas direkt och mer långsiktiga lösningar, till exempel leverans till extern arkivdepå av såväl gallringsbara handlingar som bevarandehandlingar som inte återsöks frekvent. Vidare föreslogs en ny uppställning av handlingarna i arkivlokalen, bland annat för att säkerställa förvaringen av sekretessbelagt material och skilja dagens arkivbildare från avslutade arkiv.

Om Danderyds kommun

Danderyds kommun bildades 1971 och är en av landets till ytan minsta kommuner med en areal på cirka 28 kvadratkilometer. Kommunen består av fyra kommundelar, Danderyd, Djursholm, Enebyberg och Stocksund.