2011 Koncernen Stockholms stadshus AB: gemensamt gallringsbeslut för räkenskapsinformation

Stockholms stad önskade ett generellt gallringsbeslut för stadens bolag, på samma sätt som man år 2006 tagit fram ett generellt gallringsbeslut för förvaltningarnas räkenskapsinformation i systemet Agresso. Det fanns ett föråldrat och svårtillämpat gallringsbeslut från 1998 som gällde för bolagen. Många av dem hade dock utarbetat egna gallringsbeslut för att få kontroll över sin räkenskapsinformation.

Utmaning

Till skillnad mot stadens förvaltningar, som alla använder samma ekonomisystem, har stadens bolag en rad olika system för att möta behoven som de olika bolagen har. I koncernen Stockholms stadshus AB ingår så olika verksamheter som vattenförsörjning, försäkringsverksamhet, teater och marknadsföring samt bostadsuthyrning. Den första var att försöka beskriva bokföringsprocessen på ett generellt plan utan att för den skull bli alltför diffus. Den andra utmaningen var att de olika bolagen redan hade gallringsbeslut för sin räkenskapsinformation. Den tredje utmaningen var att implementera de ändringar i bokföringslagen som trädde i kraft den 1 januari 2011.

Lösning

Utifrån bokföringslagens krav som ställs på bokföringsskyldiga togs en visuell beskrivning fram av bokföringsprocessen. Beskrivningen utgick från de två väldigt generella processerna Pengar in och Pengar ut. Det var den minsta gemensamma nämnaren för alla stadens bolag. De får in pengar genom att ta betalt för sina varor, tjänster och nyttigheter och de ger ut pengar i form av löner och betalning till leverantörer med mera. De ändrade reglerna för arkiveringstider, från 10 år till 7 år, ställdes mot krav i annan lagstiftning, såsom skattebetalningslagen, preskriptionslagen och konsumentköplagen. Vidare beaktades arkivlagens krav på bevarande och ett genomarbetat remissförslag skickades till samtliga ekonomichefer och arkivansvariga på stadens bolag. 

Resultat

Efter en gedigen remissomgång antog Stockholms stadsarkiv den 2 november 2011 ett gallringsbeslut om bevarande och gallring av räkenskapsinformation hos Stockholms stads bolag SSA 2011:15.  

Om koncernen Stockholms stadshus AB

Stockholms Stadshus AB är sedan 1991 moderbolag i en koncern som består av 17 aktiva dotterbolag. Mer än hälften av bolagen har i sin tur egna dotterbolag – underkoncerner. Stockholms Stadshus AB ägs av Stockholms stad och fungerar som en sammanhållande funktion för stadens aktiebolag.