2009-2010 ICA Banken: Policy och rutiner för dokument- och arkivhantering

ICA Banken önskade konsultstöd i arbetet med att utarbeta en ny arkivpolicy och en övergripande arkivplan för att säkerställa att arkiv- och dokumenthanteringen inom organisationen blir kostnadseffektiv och anpassad till den digitala hanteringen. Samtidigt ska den följa legala krav och tillgodose verksamhetens behov av information, både på kort och lång sikt.

Utmaning

I samband med verksamhetsstarten år 2001 skapades styrdokument som fokuserade på att information hanterades och arkiverades på papper. I takt med att ICA Banken övergick till att hantera en allt större informationsmängd digitalt saknades till slut ett regelverk som gick att tillämpa. År 2009 inleddes ett projekt för att effektivisera organisationens informationshantering och arkivfunktion. I detta ingick att skapa ett regelverk för dagens dokumentstyrning. Det fanns därför behov av att ta in extern kompetens med fokus på informationens hela livscykel, från användande i verksamheten till lagring i arkiv.

Lösning

Genom att beakta vilka externa och interna krav som ställdes på ICA Bankens dokumentstyrning kunde Bra arkivkonsult bistå organisationen i arbetet med att anpassa dokumentstyrningen till dagens digitala flöden med fokus på informationens hela livscykel, istället för enbart på slutarkiveringen.

Resultat

Uppdraget resulterade i en övergripande arkivpolicy och riktlinjer för bankens arkivfunktion, som bland annat beskrev ansvarsfördelning legala krav samt regler för gallring och sekretess. Dokumenten överlämnades till bankens nyanställda arkivarie för vidare förvaltning och implementering i verksamheten.

Om ICA Banken

ICA Banken ingår i ICA-koncernen (ICA AB). Verksamheten startade år 2001 och har sedan dess erbjudit finansiella tjänster, huvudsakligen till privatpersoner. Huvudkontoret är beläget i Solna, medan kundtjänsten finns i Borås. Sammanlagt har ICA Banken cirka 300 anställda och ungefär 400 000 kunder.