2004-2006 Tre fastighetsbolag: fyra verksamhetssystem, en plan för långtidslagring och årliga leveranser till e-arkivet

Stockholms stadsarkiv hade gjort inspektioner hos Familjebostäder, Stockholmshem och Svenska Bostäder där de bland annat yrkat på att respektive bolag skulle göra gallringsutredningar över sina IT-system och ta fram planer för långtidslagring. Bra arkivkonsult hade tidigare bistått respektive bolag i arkiv- och dokumenthanteringsuppdrag och fick nu förfrågningar om vad dessa yrkanden egentligen innebär.

Utmaning

Bolagen stod inför uppgiften att möta Stadsarkivets yrkanden om digitalt bevarande och vår erfarenhet är att det i gallringsutredningen är mer fördelaktigt att se på informationens betydelse och att man först i bevarandeplanen kopplar det utvalda uppgifterna till var de representeras i systemet. Många system är större än användarnas behov och många fält och formulär används aldrig i skarpt läge. Om man i gallringsutredningen enbart tittar på tabeller och systemdokumentation kan man få en skev bild av informationens komplexitet och utifrån detta överskatta ett eventuellt framtida forskningsvärde.

Lösning

Utifrån systeminventeringar från respektive IT-avdelning gjorde vi en första genomgång där vi avgjorde vilka system som innehöll allmänna handlingar och när det var gjort återstod ett fåtal stora verksamhetskritiska system som vart och ett krävde en egen gallringsutredning. Som vi ser det är det inte ”systemen” som ska bevaras utan informationen. De flesta arkivarier instämmer idag med detta men använder fortfarande ”system” som beteckning på det som ska bevaras. Att försöka tala med IT-folk om att bevara system är ingen bra idé om man vill få en konstruktiv dialog. Samma gäller begreppet ”arkivexemplar”. Från IT-sidan avser man då oftast de regelbundna säkerhetskopior och inte de stabila långsiktiga lösningar som vi arkivarier vill komma fram till.

Resultat

I stället för att göra uppdraget flera gånger om etablerade vi ett samarbete mellan de tre bolagen och en vision om en gemensam leveransmodell för att leverera samma typ av information föddes. Då skulle informationen på ett enkelt sätt kunna tillgängliggöras hos Stadsarkivet genom ett gemensamt användargränssnitt. År 2006 gick den första leveransen och sedan dess har de tre bolagen enats om att införa samma fastighetssystem och Stockholms stadsarkiv har satsat stora resurser på att bygga ett gemensamt e-arkiv för stadens förvaltningar och bolag.

Om fastighetsbolagen

Svenska Bostäder bildades 1944 och köptes av staden 1947 och samma år fattades beslut att börja bygga i egen regi med egen anställd personal. Året därpå började man bygga 869 lägenheter. Nu består beståndet av 31 500 lägenheter och över 4000 lokaler.

Stockholmshem äger och hyr ut 27 000 lägenheter och 3 375 lokaler. Stockholmshem bildades 1937 och sedan dess varit en av de största aktörerna i Stockholms utbyggnad och framväxt.

Familjebostäder bildades i januari 1936. Uppgiften var från början att bygga bra bostäder för barnrika familjer med små ekonomiska resurser. Idag har man 22 600 lägenheter och 2 400 lokaler i hela Stockholms stad.

Alla tre är allmännyttiga bostadsföretag som ägs av Stockholms stad och ingår i koncernen Stockholm Stadshus AB.