2009 – 2010 Arbetsmiljöverket: Dokumenthanteringsplan

Arbetsmiljöverket ville ha konsultstöd i arbetet med att ta fram en dokumenthanteringsplan för inspektionsprocessen.Syftet var dels att fastställa enhetliga hanteringsregler för hela myndigheten, dels att ta fram en av grunderna till en processbaserad arkivredovisning i enlighet med Riksarkivets krav (RA-FS 2008:4).

Utmaning

Arbetsmiljöverkets inspektionsverksamhet bedrivs på många olika platser i landet och rutinerna för hur handlingar hanteras har skiftat mellan de olika distrikten. Myndigheten hade därför behov av ett gemensamt och tydligt regelverk för hur handlingarna i inspektionsprocessen ska diarieföras, arkiveras och gallras.

Lösning

Bra arkivkonsult tog fram ett förslag till dokumenthanteringsplan med utgångspunkt i myndighetens interna regelverk för såväl inspektionsverksamheten som för registrering och arkivering. För att fånga upp synpunkter från verksamheten skickades förslaget på remiss till inspektionsavdelningarna innan det fastställdes av myndigheten.

Resultat

Uppdraget resulterade i en dokumenthanteringsplan för inspektionsprocessen i vilken handlingstyperna kopplades till de olika aktiviteterna. Eftersom många frågor uppkom kring planens användningsområde och innehåll sammanställde Bra arkivkonsult dessutom ett antal ”frågor och svar” och en läsanvisning. Dessa publicerades på Arbetsmiljöverkets intranät tillsammans med dokumenthanteringsplanen.

Om Arbetsmiljöverket

Arbetsmiljöverket (AV) bildades 2001. Detta skedde genom att Yrkesinspektionen och Arbetarskyddsstyrelsen gick samman och bildade en myndighet. Myndigheten ska se till att arbetsmiljö- och arbetstidslagstiftningar följs samt till viss del tobakslagen och miljöbalken när det gäller frågor om genteknik och bekämpningsmedel.