2007 – 2008 Sundybergs kommunkansli: Dokumenthanteringsplan

Sundbybergs kommunkansli önskade konsult stöd i arbetet med att ta fram nya rutiner för dokumenthantering och arkivering. Uppdraget bestod i att uppdatera och komplettera befintlig dokumenthanteringsplan på samtliga avdelningar på kommunkontoret. Viktiga faktorer att beakta var  offentlighetsprincipens, bokföringslagen och andra lagstiftningskrav, ansvarsfördelning inom och mellan avdelningar samt fysisk förvaring inklusive brandsäkerhet och sekretess.

Utmaning

Olika lösningar vad gäller diarieföring och dokumenthantering hade utvecklats inom stadens olika nämnder. Det ansågs svårt att  samordna stadens allmänna handlingar för enhetlig och arkivering.

Lösning

Genom analys av vilka ärenden och handlingar som registreras och hanteras i diariet samt intervjuer med verksamhetsföreträdare och inventeringar av handlingar kunde ärende- och handlingsflöden sammanställas i en dokumenthanteringsplan där även en nulägesrapport med förslag på fortsatt arbete inom arkiv- och dokumenthanteringsfrågor överlämnades. Fortsatt gjordes en fördjupad utredning inom exploaterings- och bygglovsprocessen i syfte att ta fram riktlinjer vad en avslutad ärendemapp ska innehålla och tydliggöra hur avslut och arkivering ska ske. Utöver detta uppdaterades även stadens arkivreglemente.

Resultat

Uppdraget resulterade i en dokumenthanteringsplan för handlingar som hanteras inom kansliet, personal, ekonomi, information, upphandling samt näringsliv med tillhörande gallringsfrister som beslutades av kommunstyrelsen. Likaså stadens arkivreglemente beslutades det om.

Om Sundbybergs kommunkansli

Sundbybergs kommun är en kommun i Stockholms län där centralorten är Sundbyberg. Kommunen kallar sig Sundbybergs stad enligt ett beslut i kommunfullmäktige. I folkmun kallas den också Sumpan. Kommunstyrelsens uppgift är att leda och samordna planering och uppföljning av den verksamhet som kommunen bedriver och kommunens ekonomi.