2008-2009 AB Stadsholmen: Flytt och förtecknande av arkiv

Bra arkivkonsult anlitades i samband med att fastighetsbolaget Stadsholmen skulle bygga ett nytt närarkiv vid Mariatorget i Stockholm. Uppdraget bestod i att se till att arkivet utformades enligt stadsarkivets krav, att handlingar flyttades från det gamla närarkivet och göra dem mer sökbara samt att uppdatera bolagets arkivredovisning.

Utmaning

Bolagets önskemål var att det skulle vara enkelt att hitta den information man letade efter. När arbetet påbörjades rådde oklarhet i vilka handlingar som skickats till moderbolagets centralarkiv i Vällingby. En stor mängd hyreskontrakt som skulle bevaras ordnade per uppsägningsår och fastighet förvarades osorterade i pärmar. De fastighetsrelaterade handlingarna var svåra att återsöka eftersom de var sorterade i tre olika ordningar; kronologiskt, efter gatuadress eller per fastighetsbeteckning.

Lösning

Genom att kartlägga vilka handlingar som skickats till huvudkontoret kunde Bra arkivkonsult uppdatera bolagets arkivförteckning med aktuella uppgifter. Uppsagda hyreskontrakt sorterades om och arkiverades. Slutligen gjordes en omflyttning i närarkivet då pärmar och arkivboxar med handlingar tillhörande cirka 300 fastigheter ordnades alfabetiskt efter fastighetens namn.

Resultat

Uppdraget resulterade i en nyordning i närarkivet som bidrog till att verksamheten enkelt kan hitta de handlingar som behövs i det löpande arbetet.  Ett register över den fastighetsrelaterade dokumentationen har upprättats och bifogats arkivförteckningen, som även i övrigt har kompletterats med den information som behövs för att det ska vara enkelt att återsöka handlingar.

Om AB Stadsholmen

AB Stadsholmen äger och förvaltar 274 fastigheter i Stockholms kommun och är ett dotterbolag till AB Svenska bostäder. Stadsholmen är ett fastighetsföretag med ett unikt uppdrag – att äga, rusta upp och förvalta hus med stora antikvariska värden i Stockholms stad.  Samtliga fastigheter har stort kulturhistoriskt värde och några hus har status som byggnadsminnen. Antal lägenheter är 1 652 och antalet lokaler 754. De flesta husen ligger i Stockholms innerstad, huvudsakligen på Södermalm och i Gamla stan. Flertalet innergårdar och trädgårdar har liksom själva husen ett stort kulturhistoriskt värde. För dessa har Stadsholmen efter inventeringar tagit fram vårdprogram för skötseln.