2008-2009 Micasa Fastigheter i Stockholm AB: Nytt ärendehanteringssystem

Micasa Fastigheter i Stockholm AB önskade effektivisera sin dokument- och ärendehantering med hjälp av digitaliserade rutiner som även skulle leda till minskad pappershantering och arkivering. Bolaget upphandlade ett system för diarieföring, dokument- och ärendehantering samt CRM och önskade stöd vid anpassning och införande av systemet. 

Utmaning

Bolaget använde sig av ett äldre system för diarieföring där enbart registrering skedde. Inga digitala handlingar kunde kopplas till de registrerade ärendena vilket medförde stor spridning av informationen i ett ärende.

Lösning

Projektgruppen tillsammans med systemleverantör anpassade systemet utifrån bolaget verksamhet och behov genom systemuppbyggnad av form och funktioner, acceptanstester, processanalyser och framtagning av nya arbetssätt, adekvata lathundar samt utbildningsinsatser.

Resultat

Projektet resulterade i flödesinventeringar och rutinbeskrivningar för posthantering, registrering och dokument- och ärendehantering vilket bidrog till en ny decentraliserad registratorsfunktion per avdelning.

Om Micasa Fastigheter i Stockholm AB

Micasa Fastigheter i Stockholm AB är ett fastighetsbolag som äger och förvaltar Stockholms stads omsorgsfastigheter. En omsorgsfastighet kan vara ett sjukhem, ett servicehus ett behandlingshem eller en gruppbostad. Micasa äger eller förvaltar cirka 130 fastigheter i Stockholm stad. Bolaget har även studentlägenheter.