2006-2008 Skolfastigheter i Stockholm AB: Nytt centralarkiv

Skolfastigheter i Stockholm AB, SISAB, eftersträvade ett nytt funktionellt centralarkiv som rymmer både administrativa handlingar, fastighetsknuten projektdokumentation och förvaltningshandlingar inför flytt till gemensamma lokaler. Bra arkivkonsult kopplades in för att förena verksamhetens behov med regelverket på ett kostnadseffektivt och praktiskt sätt.

Utmaning

Bolaget hade flera olika arkivlokaler som skötts på olika sätt vad gäller ordnande och förtecknande, gallring och sorteringsordningar vilket försvårade hanteringen av informationen och återsökning.

Lösning

Projektet anpassade de nya lokaler enligt Riksarkivets krav, skapade nya logiska och praktiska lösningar för uppställning av informationen så att både gallring och återsökning fungerar effektivt samt framtagning av rutiner för leverans till centralarkivet.

Analys av projektpärmar och drift- och skötselinstruktioner med förde en väl tilltagen gallring enligt gällande beslut. Efter utförd gallring bestod 1000 hyllmeter uppställda pärmar.

Resultat

Skolfastigheter i Stockholm AB har ett välfungerande centralarkiv som inrymmer information både för bevarande och gallringsbart material. Tydliga riktlinjer för leverans av material har lett till smidigare underhållsarbete vad gäller ordnande och förtecknande samt gallring.

Om Skolfastigheter i Stockholm AB

Skolfastigheter i Stockholm AB är ett kommunalt bolag som äger och förvaltar merparten av Stockholms förskolor, grundskolor och gymnasieskolor. Bolaget har 590 förskolor, grundskolor och gymnasier i Stockholm, från Kista i norr till Farsta i söder. Förutom drift och underhåll av fastigheterna arbetar bolaget även med omfattande om- och tillbyggnationer samt vissa nybyggnationer.

Största delen av fastigheterna hyrs av Stockholms stad. Cirka 10% hyrs ut för andra ändamål, bl.a. till friskolor, bostäder, parkeringsgarage och kommersiella lokaler.