2010 Uppsala stadsteater: Utveckla dokumenthanteringen

Uppsala stadsteater önskade konsultstöd i arbetet med att utveckla bolagets rutiner för dokumenthantering så att både de legala kraven utifrån arkivlagen och kommunens arkivreglemente samt verksamhetens egna behov av information tillgodoses. Uppdraget hade till uppgift att främst titta framåt men även föreslå vad som skulle kunna göras åt det äldre materialet.

Utmaning

Uppsala stadsteaters bevarande- och gallringsplan utarbetades år 2000. 2007 genomfördes en övergripande omorganisation på teatern där bland annat flera avdelningar slogs ihop. Den nya organisationen, nya arbetssätt och Uppsala stadsarkivs begäran om uppdaterade rutiner kring dokumenthantering och gallring ledde till att stadsteatern insåg att en översyn och utveckling av bolagets rutiner för dokumenthantering var nödvändig. Målet var att ta fram styrdokument för stadsteaterns dokumenthantering och implementera dessa i verksamheten.

Lösning

Genom att intervjua personal och kartlägga de dokument och informationsflöden som hanteras på stadsteatern kunde en dokumenthanteringsplan sammanställas. Därtill utreddes förutsättningarna för bevarande och gallring i enlighet med kommunens regelverk och sammanställdes i en gallringsutredning. Arbetet resulterade även i en rapport om de åtgärder som teatern behöver vidta för att komma vidare i arbetet med sin dokumenthantering och ett antal styrdokument med mer praktisk vägledning i dokumenthantering. Informationen presenterades även för personalen under utbildningar/workshops på teatern, då även varje avdelning fick enskild hjälp i sitt arbete.

Resultat

Uppdraget har resulterat i att teatern nu har en bra överblick över vilken information som organisationen producerar och hur denna ska hanteras. Teatern har också fastslagit en arkivorganisation så bolaget ska veta vem som ansvarar för vad.

Om Uppsala stadsteater

Uppsala stadsteater grundades 1951. Varje år spelas ca 500 föreställningar för en sammanlagd publik på ca 60 000 personer. Teatern ligger i centrala Uppsala. Ensemblen består av 12 skådespelare och därutöver cirka 70 fast anställda medarbetare. Dessutom anställs varje år en relativt stor grupp frilansare.