Ärendehantering

Bra arkiv är effektivitet

En väl fungerande ärendehantering skapar effektivitet inom organisationen och bidrar till att hela företaget kan dra nytta av den samlade informationen. För att nå dit krävs strategisk planering av hur företagets information ska struktureras och hanteras. Genom att skapa tydliga ramar för vad, hur och av vem ett företags information ska hanteras kan en organisation spara både resurser och tid. Ärendehantering och dokumentstyrning hänger nära samman. En styrning av dokumenten leder ofta till att även processerna kring ärendehanteringen förbättras.

Bara rutiner som inte fungerar är trista

En förbättrad ärendehantering börjar med att identifiera och beskriva de processer som ingår i flödet. Utgå även från slutet, det vill säga arkivet, och då syns ofta tydligt de brister som förekommit i ärendehanteringskedjan. Ett tecken kan vara att handlingar som hör till ett visst ärende saknas, eller att arkivmaterialet är så omfattande att en återsökning tar onödigt lång tid.

En processkartläggning av organisationens ärendehantering kan avslöja dåligt fungerande eller onödiga rutiner. Lika ofta kan det handla om att tydliggöra de befintliga rutiner som finns och öka förståelsen för varför de ska användas så att det invanda arbetssättet kring ärendehanteringen blir formaliserat och konsekvent oavsett vilken person som gör arbetet.  Förändringar som ny teknik, ändringar inom organisationen, lagstiftning och branschpraxis kan leda till förbättringar av ärendehanteringen.

Nya system förändrar arbetssätt och arkiv

Allt fler myndigheter har börjat använda sig av mer komplexa ärendehanteringssystem som bygger på en processtyrd arkivredovisning. Ett nytt ärendehanteringssystem innebär att arkivredovisningen inte längre är något som skapas i arkivet utan att tillkomsten sker på ett tidigt stadium i samverkan med verksamheten, arkivfunktionen och IT-funktionen. Målet är alltid ett maximalt nyttjande av de resurser organisationen investerat i.

En välfungerande ärendehantering innebär att rutiner finns för alla steg i informationsflödet – från start till slutförvaring. Genom att processkartlägga informationsflöden skapas inte bara rutiner kring dokument- och ärendehanteringen utan även en klassificeringsstruktur som fungerar som en förteckning över organisationens samtliga handlingar.

Även digital information i ärendehanteringssystem ska informationsvärderas och tas om hand för bevarande eller gallras. En bra ärendehantering leder till kontinuitet och effektivitet i sättet att hantera information inom organisationen. Det möjliggör också att alla medarbetare kan dra nytta av hela den gemensamma informationsbank som finns.