E-arkiv

Bra arkiv är papperslösa

Det mesta av den information som skapas idag är i digital form. Ingen kan längre på allvar mena att det är möjligt att skriva ut det som är långsiktigt viktigt på papper. Samtidigt går det inte att bortse från osäkerheten för hur länge digital information håller. Klart står det att det behövs ett helt nytt system för att med trygghet kunna förvalta informationen över tid. Bra arkivkonsult anser att OAIS är en bra modell för e-arkiv.

OAIS-modellen består av de komponenter som behövs för att uppnå kontinuitet, både vad gäller det faktiska bevarandet av informationen men även tillgängligheten till den. När en organisation bevarar information utan att samtidigt skapa möjligheter till effektiv användning är det enbart ett halvt arkiv uppbyggt. Till vilken nytta levereras e-arkivet då? För att nå full effektivitet måste en analys av vilka målgrupper som finns och på vilket sätt dessa vill komma åt e-arkivet. Att förvalta information över tid är kostsamt men det är också värdefullt.

Varje organisation har sina bestämda skäl till att införa e-arkiv. Dessa tre punkter sammanfattar vad som är gemensamt för många:

1. Platsoberoende åtkomst behövs i en alltmer decentraliserad och globaliserad värld. Handläggare inom samma organisation sitter på olika ställen och behöver komma åt information, liksom konsulter och andra leverantörer.

2. Informationen behövs för att tillhandahålla e-tjänster. Eftersom varken handläggare eller kunder gillar att knappa in allt flera gånger måste informationen lagras och vara tillgänglig på ett användarvänligt sätt.

3. Ökade interna och externa krav på uppföljning och kontroll gör att organisationen måste ha tillgång till information över tid.

Inom många organisationer är kraven på tillgång till information höga, vilket leder till att den behålls i verksamhetssystemen. Inte sällan bibehålls också avvecklade verksamhetssystem för att säkra tillgången till äldre information, eller så flyttas information från äldre till nya system. Genom ett e-arkiv avlastas verksamhetssystemen och beroendet av olika systemleverantörer minskas.

Vi kan bygga upp och avveckla

Då införandet av ett e-arkiv ofta innebär ett helt förändrat arbetssätt som berör merparten av medarbetarna i en organisation, bör det sättas i relation till den helhetsbild som finns kring organisationens dokumentstyrning och ärendehantering. Vår utgångspunkt är att arkivperspektivet är centralt och att det behövs en sammanhållande länk i gränslandet mellan organisationens verksamhetssystem och e-arkivet.

En myt att det är billigt att lagra digitalt

För statliga och kommunala verksamheter gäller det att även kunna leverera digital information till arkivmyndigheterna. En av de viktigaste delarna i detta är informationvärderingen. Den som tror att det är billigt att lagra digital information ser inte till hela kostnaden och det händer ofta att IT-avdelningar och systemleverantörer hör av sig till oss och vill ha råd om vad som egentligen måste sparas.

En väl genomförd informationsvärdering leder till lägre lagringskostnader och ökad effektivitet eftersom det vanligen går att gallra mycket mer än vad många vågar hoppas på. Tillsammans med informationsklassningar stärks också säkerheten då organisationen kan styra rätt information till rätt person, på rätt sätt, på rätt plats, till rätt kostnad under den tid informationen ska finnas tillgänglig.