Informationsvärdering

Bra arkiv är säkerhet

Genom att värdera vad som behöver finnas tillgängligt under lång tid, respektive vad som är gallringsbart, säkerställs att rätt information bevaras. Arkivet blir en informationsresurs för verksamheten, både nu och i framtiden.

Vi på Bra Arkiv anser att det inte råder en konflikt mellan att vårda sitt arkiv och att gallra. Viss information har endast betydelse under kortare perioder, medan annan är en viktig tillgång och måste bevaras och vårdas för att bidra till kontinuiteten i verksamheten. Att medvetet värdera information och fastställa gallringsregler är en förutsättning för en effektiv arkivvård. Fastställda gallringsregler som dessutom är väl förankrade i organisationen, skapar trygghet i verksamheten.

Kartlägga och klassificera information

En informationsvärdering genomförs genom en kartläggning av verksamhetens informationsflöden. Till kartläggningen tillkommer vilka krav lagstiftning, den egna verksamheten och övriga intressenter (allmänhet, myndigheter eller kunder) ställer på tillgången till informationen. Resultatet blir underlag till gallringsbeslut. Inom offentlig sektor fattas gallringsbeslut av arkivmyndighet, inom privat sektor av ledningsgrupp eller motsvarande.

Att värdera information kan även innebära att en informationsklassificering uträttas. Om kraven på åtkomstbegränsning (sekretess), riktighet, tillgänglighet och spårbarhet fastställs skapas ytterligare trygghet i verksamhetens informationshantering. Det blir då möjligt att kontrollera att informationen skyddas på rätt sätt, håller god kvalitet och att den kan vara tillgänglig enligt de ställda kraven. Fastställda regler för när information får förstöras och regelbunden gallring frigör lagringsutrymme och minskar kostnader för till exempel lokaler, servrar och backup-hantering. Det blir därmed enklare att hantera och vårda den information som ska bevaras.

Även återsökningen blir mer effektiv om man inte behöver leta i en enorm informationsmängd. Många informationsflöden är papperslösa. Redan när ett it-system utvecklas måste det finnas regler för hur informationen det ska hantera får bevaras eller gallras för att säkerställa att rätt information sparas den dag det ska avvecklas.

Värden som består i avvecklade system och organisationer

När en myndighet avvecklas är hanteringen av den efterlämnade informationen en viktig del i arbetet. Enligt arkivlagens krav ska de handlingar som inte överförs till annan myndighet levereras till arkivmyndighet inom tre månader. Även om den verksamhet där den ursprungligen skapades och hanterades inte längre finns kvar kan informationen behövas i andra sammanhang. Därför måste den värderas för att det ska vara möjligt att fastställa vad som kan gallras och bevaras hos arkivmyndigheten och vad som kan föras över till annan verksamhet. På det sättet säkerställer man kontinuiteten i tillgång till information från den nedlagda myndigheten.