Lokal & Förvaring

Bra arkiv är trygghet

Trots en ökad digital informationshantering har många organisationer fortfarande behov av att kunna förvara fysiska dokument i en arkivlokal. Eftersom arkivet innehåller unik information är det en viktig resurs för verksamheten. Det måste alltså skyddas både mot obehörig åtkomst och mot yttre skadegörelse som bränder och vattenläckage för att säkerställa att informationen verkligen bevaras.

Regelverket kring utformningen av en arkivlokal är därför digert. Bland annat innehåller det krav på lokalens brandklass, golvens bärighetsförmåga och hur armaturer och strömbrytare får utformas och placeras. Samtidigt ska lokalen vara utformad så att hela utrymmet verkligen kan utnyttjas. Att bygga och inreda en arkivlokal är därför inte alltid helt lätt och projektet har många intressenter. Det behövs tydliga beslutsunderlag både till ledningen, som ska finansiera projektet och till de byggnadsentreprenörer som ska genomföra byggnationen. I vissa fall ska lokalen även godkännas av tillsynsmyndigheter och då är det viktigt att redan under planeringsfasen underrätta dem om förändringen.

Eftersom en arkivlokal är en investering måste den användas på bästa sätt. Det krävs regler för vilken typ av material som faktiskt får förvaras i arkivet. För att utrymmet ska räcka till är det även viktigt att lämna accessionsutrymme (beräkna och planera hur mycket arkivet växer) och regelbundet gallra handlingar. För att säkerställa att ingen information försvinner behöver man också rutiner för vem som ska ha tillgång till lokalen och hur lån av handlingar ska hanteras. Ett rätt använt arkiv leder både till en säker och trygg miljö kring organisationens samlade informationsresurs och minskade förvaringskostnader.