Kvalitetssäkrade metoder både vid punktinsats och helhetslösningar

Många av våra uppdrag syftar till att införa nya rutiner eller system för kundens arkiv- och dokumenthantering. Kundens behov och kundanpassade lösningar är alltid huvudingredienser i våra uppdrag. Ofta arbetar vi på alla nivåer i beställarens organisation med allt från att föredra ärenden för ledningsgruppen till att praktiskt vägleda verksamheten i hur nya rutiner ska tillämpas. Vi har också bred erfarenhet av att kommunicera och använder oss då av olika kanaler, till exempel muntligt vid informationsträffar eller skriftligt på kundens intranät. 

Metod och roller

Planering av tid, resurser och resultat är grundläggande i Bra Arkivs uppdrag. Avstämningar med uppdragsgivaren och andra berörda görs kontinuerligt. Det vi levererar är avsett att förvaltas och vidareutvecklas i beställarens fortsatta verksamhet, och det är viktigt att berörda medarbetare är med i arbetet i ett så tidigt skede som möjligt.

På Bra Arkiv arbetar vi parallellt med flera uppdrag. Även om grundförutsättningarna och de yttre kraven för kundens arkiv- och dokumenthantering varierar är frågeställningarna ofta detsamma. Att arbeta med flera olika uppdrag samtidigt ger oss många fördelar. Vi skaffar oss mycket erfarenhet på kort tid och kan återanvända metoder som är välbeprövade och välfungerande.

De varierande uppdragen kräver att vi kan ta oss an olika roller. Först och främst är vi självklart arkivarier och kan skriva under på International Council of Archives (ICA:s) etiska kod. Dessutom har vi alltid med oss betydelsen av att värna om kulturarvet, oavsett om vi arbetar med offentliga eller privata organisationer. Rollen skiftar mycket beroende på uppdragets art och kundens önskemål. I vissa uppdrag är vi projektledare med ansvar för planering och uppföljning, medan vi i andra kan vara projektmedlem, utredare eller utförare.

Vi menar att det bör vara lika självklart att organisationer tar in arkivkonsulter vid förändringar som man tar in andra typer av experter. Vår roll är inte att konkurrera med anställda arkivarier utan vi är ett komplement med spetskompetens och har den fördelen att vi inte känner organisationen utan kan se system, processer och rutiner med nya ögon.

Kvalitetssäkring mot kund

I varje uppdrag görs en kvalitetssäkring av arbetets effektivitet och resultat, till exempel genom avstämningar mot offert och tidsplan. Vi har regelbundna avrapporteringar till kunden exempelvis för att stämma av hur arbetet går eller för att gå igenom förslag till styrdokument. Våra uppdrag avslutas alltid med ett formellt överlämnande av resultatet till beställaren. Slutprodukten är avsedd att förvaltas, förädlas och förändras i kundens fortsatta verksamhet, oavsett om det rör sig om ett system, ett styrdokument eller ordnat arkiv.

Kvalitetssäkring internt

Vi har regelbundna planeringsmöten då vi går igenom och stämmer av våra uppdrag. Förutom dessa planerade möten diskuterar vi löpande de frågor som uppstår. Vi kan då dra stor nytta av våra varierande erfarenheter och angrepssätt när en frågeställning ska lösas.

Ofta får vi frågan hur det är att arbeta som konsult i en ”smal” bransch. Vi är samtliga överens om att arbetet på Bra Arkiv är varierande, spännande och intressant.